鼠年伊始,大家都过得跟老鼠一样,因疫情爆发躲在家里不敢出门;来到牛年,大家总盼望可以牛气冲天,跟牛一样埋头苦干,刻苦耐劳,把上一年错过的遗憾给弥补回来。一年之计在于春,来到2021辛丑年,何不善用一些管理学和心理学方式,帮助自己制定今年的年度计划,让今年的努力不白费。

“疫情打乱原本的计划,对我来说正好是将斯多葛学派的思维方式学以致用的好时机——既然疫情不受我控制,那么我就不应该多花任何一点精力在疫情这件事情上。”26岁的台湾产品经理翟晟,6年来以管理学的“目标和关键成果”(Objectives and Key Results,简称OKR)方式来制定年度目标的实践者。虽然年纪轻轻,却早已按照OKR的指标,整理出自己每一年的目标,逐一完成。

提起制定年度计划,他笑说自己早年也跟许多人一样,年初制定了目标,转眼就抛诸脑后,并没有完成。等到来年要重新制定计划时,又重蹈覆辙。“后来我发现,怎么每年的目标都一样,所以痛定思痛,觉得必须找到合适的方式来改善自己的情况,便开始研究时间管理的方式。”2015年,他开始大量阅读时间和目标管理书籍,获得不错的成效,更用一年的时间进行摸索,最后找到了适合自己的方式——OKR。

每年阅读30本书是翟晟每年的目标之一,去年超额完成,共阅读了34本书,当中自己最爱的是金融投资相关书籍《漫步华尔街:超越股市涨跌的成功投资策略》。
每年阅读30本书是翟晟每年的目标之一,去年超额完成,共阅读了34本书,当中自己最爱的是金融投资相关书籍《漫步华尔街:超越股市涨跌的成功投资策略》。

未来计划不局限于一年

由英特尔(Intel)公司创始人安迪葛洛夫(Andy Grove)发明的OKR,其实是一套定义和追踪目标及其完成情况的管理工具和方式,一般被企业用于进行目标管理。这是简单有效的管理系统,能将目标从上而下贯穿到基层,由英特尔制定后,再被引入谷歌,随后广传开来,成为企业广用的管理方式之一。关键绩效指标(英语:Key Performance Indicators,简称KPI)与OKR一直被外界作为比较,但翟晟认为两者并不相同,最大的差异在于高认知能力。“软体开发工程师的工作目标应该怎么定制?用KPI的话可能是需要写1万行的程式码,但编码并不是越多越好,而是crash(指运行出错)越少越好。这种需要高认知的工作就是适合采用OKR来指定。而需要达到明确销售额的销售员工作则适合采用KPI来制定。”他将KPI和OKR比喻成地图和指南针,前者就像是一幅地图,让执行者知道明确的目的地;后者则像是指南针,只有方向却不知终点在哪里。

“我是一个爱折腾、闲不下来的人。有时候会忽然很想学这个、做那个,但我很清楚自己只有三分钟热度的毛病,因此我一般不会马上把想做的事情变成目标,而是过一段时间再决定。”他分享,自己有一个看板,会将想做的事情先记录在上面,到每年的第四季度要制定第二年的年度计划时,再来重新审视自己是否还想继续做这些事。“当然,过程中我还是会有冲动很想做某些事,但我知道自己开了头并不一定能结尾,因此会一直提醒自己:“能把今年的目标做完已经很不错了”,让自己专注在今年的目标上。”

他指出,看板上的事情并不限于隔年想做的事,而是会考虑未来年想做的事。“22岁大学毕业在当兵的时,我已经在思考25岁的自己要在哪里、做什么、达到什么成绩。现在回头看,发现自己的执行状况不错,如果没有规划的话,那我就不会有现在的成就。”每一年制定该年的年度计划,他同时也会思考接下来5年的打算,让自己的未来有更明确的方向。

从2016年起,翟晟都会用月周笔记本记录自己每天需要完成的目标,方便自己做预览及评估。图为他从2016至2021年的目标记录笔记本。
从2016年起,翟晟都会用月周笔记本记录自己每天需要完成的目标,方便自己做预览及评估。图为他从2016至2021年的目标记录笔记本。

以减法制定计划

每个人都喜欢加法,翟晟却以减法为制定计划的原则。虽然每年都有很多目标,但他会为自己设一个主轴,再从主轴去做延伸,将靠近主轴的事靠前,与主轴无关的事靠后,就能确保自己能率先完成主要的目标。“一年里可以做的事情很多,但同一个时期,我只会做一件事。”他举例,作为软体开发产品经理,他想学编码,又想学数据分析工作,但不会同一时间进行两项脑力工作,而是在完成其中一项后,再继续另一项。不过,在进行脑力任务的同时可以进行体力任务,也就是说这个月的脑力活只做编码,同时还可以做一项体力活,例如:健身。

“每个人都有自己想做的事,但最困难的是执行。”说易行难,相信许多人都曾经历过制定完目标就半途放弃或是忘记此事的经历,翟晟建议用纸笔写下自己要做的事,然后经常回顾,让自己能预览接下来要做的事,并且评估进行中的事。“回顾,是让你看看自己的进度,是高于或是低于自己的目标,从而达到提醒的作用。”

除了每个月做评估,按照自己的进度来调整下个月需要做的事,用OKR制定年度计划的人还可在年底的时候对自己的表现做出总结表格,给自己打分数,从中更清楚自己的达成率。
除了每个月做评估,按照自己的进度来调整下个月需要做的事,用OKR制定年度计划的人还可在年底的时候对自己的表现做出总结表格,给自己打分数,从中更清楚自己的达成率。

在周历的左侧空白处协商这周预计完成的任务,然后拆解成每日需要执行的任务。完成后以红色的笔划掉,用蓝色笔记录下前一天还未完成的事,如此就能对任务一目了然。
在周历的左侧空白处协商这周预计完成的任务,然后拆解成每日需要执行的任务。完成后以红色的笔划掉,用蓝色笔记录下前一天还未完成的事,如此就能对任务一目了然。

把目标拆成小块

翟晟习惯将自己的目标分为1.1、1.2、1.3等小区块,然后再以与其他目标搭配进行。“我会把一年的目标拆小,年拆月、月拆周,然后再按照每周的时间去分配那个星期需要完成的进度,分配成一天天的任务。”他指出,拆分的关键是将目标从从高认知复杂度变成低认知复杂度,把规划和执行分开。以写作为例,需要先想要些什么、是否有人想看等问题,想过之后才动笔,就能逐渐靠近目标。“很多时候是目标太大,如若没有规划,在实施的过程就会很痛苦。”

他分享,可善用市场上各种App来辅助规划,就如他会采用倒数计时App来看自己剩下多少时间去完成今年的目标。“新年刚到,很多人会有今年才开始的感觉,但实际上今年只剩下86.3%的时间(指访问当天),其实已经过了很多天。”他认为用这样的方式就能不断警惕自己要抓紧时间去完成任务。

需适时放松 张弛有度才能持久

长时间的高效运作容易让人感到身心疲惫,在特别劳累的时候也可以缓一缓,放松一下自己,才能做到张弛有度。“刚开始我还特别买了智能手表,将自己的时间分成15分钟一段,设下了每一个时间需要做的事,但只要一件事被延误,其他事情也会跟著无法达成。”他表示自己曾经败在偏锋的规划上,刚开始也不懂需要让自己休息,在摸索了一段时间后才发现这样的计划需要有弹性才能走得更长远。“有些意外是你不能预测的,譬如生病了怎么办?加班怎么办?”

他提醒大家计划一定会有变化,因此需要将变化记录下来,不为“交功课”,而是让自己知道时间不会按规划来走,如此能让自己在下个月避免犯下同样的错误。在拆分目标后,可在每个月底进行审视,再按照当时的进度去调整,如若这个月完成不了,就挪到下个月继续完成;若是超前完成则可另外再安排其他事情。

翟晟喜欢登山,去年虽然受疫情影响,但仍完成了6.1的目标——登山3趟,多往山上走走。去年登了6次山,还到宜兰露营,第一次住露营车和骑沙滩车。
翟晟喜欢登山,去年虽然受疫情影响,但仍完成了6.1的目标——登山3趟,多往山上走走。去年登了6次山,还到宜兰露营,第一次住露营车和骑沙滩车。

平衡工作与生活

“OKR并不要求制定者在时间周期结束的时候要达成100%,否则就代表目标设得太低了。”他指出,谷歌在采用这套指定方式时,达成率平均仅有70-80%,挑战不过高,却仍需保持一定的挑战性。翟晟并不会强求自己完成所有目标,只会尽量争取达到70%,而搁置未完成的计划则会带到明年去完成,尽力而为。

爱因斯坦说:“人生就像骑脚踏车,为了保持平衡,你必须一直前进。”在进行了年度计划数年,他有一个醒悟——时间只有一个,无法将工作与生活完全分开。“很多人想把工作和生活完全分开,所以当加班的时候,就会有一种工作侵占了生活的压力,加上生活上有各种突发状况,让人产生‘工作时间太长’的压力。”他非常赞同爱因斯坦说的话,认为两者不能分开,要保持平衡,有时工作多一点,有时生活多一点。只要保持弹性心态,再有规律地做规划,就能慢慢接近目标。

【临床催眠治疗师古健荣】年度计划要点:有益、掌控、观想

想做的事很多,能用的时间太少,相信是许多人在做年度规划时的想法,同时也有不少人在定制目标后便不了了之,究竟要如何才能完好地制定有效的年度计划呢?临床催眠治疗师古健荣表示,制定年度计划有三大要点:有益、掌控和观想。许多人都有一个共同盲点——不深究这些目标是否对自己有益。所谓的有益,指的不是收支利益,而是对自己当下的情况是否有利。

“有些目标是以弥补遗憾的心理来设置的。”他以买新车为例,有些人将购买新车列为年度目标,是人生的里程碑,只要有做到便是“对得起”自己。然而,在疫情冲击下,“对得起”自己的目标未必对当下的情况有帮助,在疫情冲击下,收入下降,或许仍能负担一辆车子的贷款,但必定经济吃紧,给自己的生活带来压力。“在设置目标的时候,需要看这个目标是否适用,对自己的现况可有帮助,才是最重要的。”

其次,在设置目标时可参考掌控点理论(Locus of control),先看看自己的目标是否在自己的掌控范围内。掌控点受外在和内在因素影响,譬如设定今年加薪为目标,内在因素是自己可掌控的部分,包括努力工作、提升业绩等;外在因素则是不受自己掌控的因素,包括公司业绩整体下滑、同事之间的合作关系、老板的态度等。古建荣指出,当设置的目标的掌控点不高,只能靠外在因素决定,将可能在无法达成目标时萌生自己一无是处、一事无成的想法,影响自己接下来的走向。“这些心理压力严重的话甚至会导致心理创伤。”他解释,心理创伤并非只有严重事故如天灾人祸等才会造成,核心羞耻(core shame)也会产生与心理创伤相似的效果。当人的自我价值观变低,产生自我否定时,就会累计不同的心理状况,或可演变成心理创伤。

最后是观想,这里说的不仅是想像自己的达成目标后的变化,还有达到目标的过程。研究指出思考达到目标的过程的人比只思考目标的人,更容易达成目标。“一个想要减肥的人不仅需要想自己瘦下10公斤后的样子,还要想自己的生活习惯需要有什么改变、吃什么、做什么运动等。”想好过程后,还需用纸笔记录下来,在记录的时候会运用到左脑,掌控理智的左脑能帮忙梳理整个流程和可及性,从中巩固计划,同时可作为追踪目标的工具。

古健荣认为,目标太多会轻易让人分心,因此建议新手从一个目标开始延伸出多个小目标,保持重质不种量的心态来设定目标,确保自己能完成该年的任务。
古健荣认为,目标太多会轻易让人分心,因此建议新手从一个目标开始延伸出多个小目标,保持重质不种量的心态来设定目标,确保自己能完成该年的任务。

SMART原则明确方向

要设定目标,必须要有明确的方向,古健荣认为采用目标管理的SMART原则能帮助大家更清楚自己的方向。

S——明确性(Specific)
明确地表达出需要达成的标准。
例子:提升英语水平
这类目标并不明确,提升英语水平可以是能看懂英文电影、能看完一本英文小说,考试得多少分等。因此可以将目标设置得更明确一些,譬如在年底的时候托福考试得到特定分数,就能增加明确度。

M——衡量性(Measurable)
衡量性必须是明确的数据,如若该目标没有数据可依据,则可自己为目标设立一个测量数字。
例子:强催眠技能必须达到6分以上
催眠技术的范围宽广,倘若为自己设下增强催眠技术的目标,就可以为自己设立测量数字。譬如在完成学习后,认为自己能处理多少顾客个案,从0-10分给自己评分。

A——可实现性(Attainable)
目标必须是可让人实行或达到的。如若该目标存在太多不确定性,最终没有完成则会给自己很多推脱的借口。
例子:中100万彩票
这类目标并没有实现性可言,只能靠运气来决定。倘若换成一年存1万令吉,则是可实现的。

R——现实性(Realistic)
在可实现之后,目标也必须是符合现实,可达成的,否则将使实施者感到痛苦。
例子:一年存5万令吉
对于一个月薪仅有4000令吉的人来说,达到5万令吉的存款目标是可实现但不现实。扣除储蓄和日常生活开销,当事人每月可能仅剩下数百令吉的零花钱,苦哈哈的日子会让人多有挫败,最终不达标。

T——时限性(Time-based)
明确的时间限制才能进行考核,对自己的进度有一定的掌控。
例子:今年瘦下10公斤
立下这个目标的人必须在12个月里瘦下10公斤,透过计算自己每个月需要瘦下多少,能有计划地去安排该如何实施。每月达标时也能达到鼓舞作用,让人觉得自己距离目标更进一步。

小贴士
1.设置目标时可以借用身边的人或社交媒体来达到目标。例如:寻找健身伙伴一起健身或在社交媒体上公布自己要做的目标。
2.设立的目标有一定的难度,但难度不会遥不可及,否则会让人萌生放弃的念头。
3.从一个目标开始延申其他小目标,譬如今年存1万令吉,就可以延伸出每月少买一个奢侈品、每月多存100令吉等小目标。
4.目标无需太多,秉持重质不重量的心态。

热门新闻

阅读全文
根据社群媒体流传的影片显示,棺材突然不稳往下掉,众人赶紧上前将棺材扶稳。

8人抬棺送殡 扁担突断裂棺材掉落 

阅读全文

【宝林茶室中毒案】创办人大马华裔身份引关注 被怀疑将结业清库存酿祸

阅读全文

香港女歌手黎明诗惊传因癌离世 终年58岁

阅读全文

头顶旗杆误触1.1万伏特电线 女舞者秒间丧命

阅读全文

大风大雾沙尘暴夹击华北

阅读全文

隆市今午 “立竿无影”

阅读全文

盘点奇特工作 淘宝2020年度十大冷门职业

特写

你听过最奇特的职业是什么?日前,淘宝公布2020年度十大冷门职业,所谓的“冷门”代表这些职业在这个年代的稀缺性,因此榜上...

阅读全文

疫下新年 福利院、安老院谢绝探访

特写

这个农历新年,我们或许不能回家乡与家人相聚、或许不能跟三五好友聚餐,但至少还能跟同住一屋檐下的家人、屋友等一起过年。对于...

阅读全文

季风带马来西亚投入试运营 乘季风感受世界

特写

上月21日,季风带马来西亚悄悄开始投入试运营,书店以“跨域”为核心理念,鼓励国人透过阅读了解更多文化,拓展自身视野,不要...

阅读全文

嗜谎成瘾心理病

特写

“你的新发型真好看!”“嗯,我很喜欢这份礼物。”日常生活中,出于礼貌或顾及他人的感受,大部分人即便不喜欢、不赞同一些人事...

阅读全文

疫情影响,花红无望? 企业老板这样说

特写

今年花红“冻过水”(粤语:没希望)?疫情严重冲击经济,虽然年关将至,但不少打工族不敢对花红和年终奖励金抱有希望,甚至心存...

阅读全文

《婆罗洲生命之树》展览 暗中展现雨林生态

特写

站在《婆罗洲生命之树》(Borneo's Tree of Life)展厅入口,发现里面一片漆黑,不禁对这个展览感到有些好...

阅读全文

打扮这回事…造型师:国人穿著太随便!

特写

有人把打扮视为是生活日常的一部分,也有人把它当作是一件很隆重的事,只有在重要时刻才会认真梳妆。关于打扮,不同人有不同的看...

阅读全文

胡抓素材存法律风险 素材库下载更安全

特写

无论是为了制作影片、宣传图还是策划书,相信大家都有过上网下载照片、插图,或音乐作为素材的经验。然而,你知道吗?每个素材其...

阅读全文

胡抓素材存法律风险 素材库下载更安全

特写

无论是为了制作影片、宣传图还是策划书,相信大家都有过上网下载照片、插图,或音乐作为素材的经验。然而,你知道吗?每个素材其...

阅读全文

【交响阅】冰面下的爱与哀愁

特写

作家倪匡说好的小说,是看了两三页以后就停不下来的作品。韩国孙元平的第一本小说《杏仁》也有这样的魅力! 那个叫允载的少年一...