随著电邮、WhatsApp和Microsoft Teams等数码沟通工具普及，职场沟通变得更加便捷。然而，沟通速度的提升，也改变了人们对回应的期待。收到讯息后立即回复，逐渐成为一种不言而喻的职场礼仪。即使没有明确规定，员工也可能担心，回复太慢会被视为缺乏积极性，甚至影响上司对自己的评价。
在新加坡，Jobstreet by SEEK于2026年发布的职场文化调查显示，63%的受访员工表示会通过快速回应工作讯息展现敬业，52%则会在工作时间以外保持联系。
然而，62%受访者认为，随时在线对自己的职业发展没有带来影响。这项针对600名员工与求职者，以及200名雇主和招聘决策者的调查，揭示了一个值得深思的现象: 员工努力展示的敬业形象，未必能够转化为实际的职业回报。
没错，快速回应不等于高效率，更不等于高生产力。诸如分析数据、撰写报告、制定策略和解决复杂问题，都需要连续的思考时间。如果员工不断检查电邮、回应讯息和处理临时要求，一天下来可能完成大量零碎事务，却没有足够时间推进最重要的工作。
美国加州大学尔湾分校研究人员的研究揭示了工作中断的复杂代价。研究发现，受到打断的参与者有时会加快工作速度，并在没有明显降低任务质量的情况下更快完成工作。然而，他们也经历更高的压力、挫折感和时间紧迫感。这说明，即使员工能够赶上进度，也不代表频繁中断没有代价。
秒回压力也可能源于员工对他人期待的误判。伦敦商学院与康奈尔大学的研究结合8项实验与4004名参与者，发现人们往往高估发件人对非紧急工作电邮的回应速度期待，尤其是在工作时间以外。
这种误判会增加员工压力。研究也指出，明确说明讯息是否需要立即回应，有助于减少误解。换言之，秒回压力有时并非来自明确的工作要求，而是来自职场沟通中没有说清楚的期待。
当然，秒回并非毫无价值。涉及客户投诉、紧急业务、团队协调或影响同事工作进度的事项，及时回应十分重要。若员工一味延迟回复，也可能把等待和协调成本转嫁给同事。
因此，真正需要改变的不是回应速度，而是缺乏优先次序的沟通方式。换句话说，紧急事项应即时处理，一般事务可以集中回复，需要深入研究的问题则可先确认收到，再安排时间认真处理。
此外，企业管理层也应重新思考绩效评价标准。如果员工的积极性主要通过在线状态、回复速度和非工作时间的可联系程度来判断，员工便可能把时间花在展示自己随时待命，而不是创造实际价值。
因此，管理者应区分紧急与非紧急事务，订立合理的回应时限，并以工作质量、目标达成和解决问题的能力评估员工。同时，企业应允许员工保留不受非紧急通知干扰的专注时段，让需要深入思考的工作获得应有的时间。
是的，随著数码沟通和混合办公普及，企业不应让随时在线成为员工必须承担的隐性要求。老板应该尽量避免在非工作时间发讯息给员工，若紧急事务则可清楚说明回应期限；员工也应学会区分轻重缓急，不让每一则通知影响自己的工作节奏。
归根结底，职场不必把秒回当成敬业的唯一证明，也不应把慢回包装成高效率的象征。
一个成熟的职场文化，应让紧急事务得到及时处理，让一般事务在合理时间内获得回应，同时给予员工思考和解决问题的空间。
毕竟，企业需要的不是一群永远在线的员工，而是一群能够创造实际价值的员工。 当工作表现不再以回复速度论英雄，企业才能在即时沟通与持续生产力之间取得平衡。
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