结婚是一生人中的大事,也是邀请亲朋好友一起分享喜悦的日子。繁杂的宴客名单却让人忙得昏头转向,一改再改。如今,这一切繁杂又琐碎的事都能靠著手机应用程式(APP)解决,宾客来到宴会现场以QR码轻松扫描签到,让新人迅速掌握宾客资料和宴会情况,省略传统以纸张翻查的过程。上述的宾客出席管理手机应用程式是由两名在新加坡工作,拥有稳定收入的年轻人所开发。他们毅然放下工作,利用科技带来的便利,勇敢闯出新天地。

名为Thebigday的宾客出席管理手机应用程式,开发目的是协助即将步入红地毯的新人,通过手机应用程序管理出席宾客名单。

上述应用程式开发者是现年30岁的魏凯成及28岁的陈嘉茹。前者拥有电脑科学工程背景,在新加坡从事相关行业,后者拥有资讯传播背景。

两人在新加坡工作3至4年,一心想开拓自己的事业,双双辞去工作,花了一年的时间进行软件研发、测试、反馈意见收集,不断改进有关应用程式,去年11月将上述手机应用程式推出市场。

陈嘉茹接受《东方日报》访问时,解说推出上述应用程式的原因,以及介绍其功能。

扫描QR码签到

传统的婚宴上, 一般以纸张管理宾客出席名单,在每个桌位号码下列出宾客名单,待宾客抵达后,再翻查名单签到。

陈嘉茹坦言,传统的签到主要是以人工进行,有任何修改无法在每份名单上自动同步更新,因此较为麻烦。

“若使用Thebigday宾客出席管理手机应用程式,新人将宾客名单交给我们后,公司会负责将资料输入到系统,出席者会收到一封短讯通知。

在短讯上,附上一个连结,打开后会出现QR码,出席者在宴会当晚扫描QR码签到,新人能马上掌握出席者资料。”

掌握出席率

她透露,宾客扫描QR码签到后,萤幕上就会出现桌号、桌席的位置等资讯,让宾客一目了然,顺利找到位子。“传统的方式需要人工点算出席者人数,计算出席率,但有了系统管理,就能轻松掌握出席率,也不需要像传统方式那样,因为不清楚出席率,而延误开席。”

除了签到外,使用上述应用程式,宾客在签到后,新人的手机上会显示相关资讯,如宾客的出席率数据,以及掌握和观察酒席桌位的满坐程度。

“即使面对突然增加宾客的情况时,只要通过手机应用程式搜寻,就能很快掌握有空位的席位,将宾客安插进去。”

无地域限制 获外国客户青睐

Thebigday宾客出席管理系统在无地域限制的网络世界中,获得外国客户的青睐。

陈嘉茹透露,宾客管理系统不仅限于婚庆晚宴,一些企业公司在举办活动时,也能用该系统管理出席者名单。有来自香港和台湾的顾客与他们联系后,采用上述系统。

“除了管理宾客名单外,我们的服务也包括RSVP(出席回复),上面也有相关活动或宴会的资讯,如时间、日期以及地点等。”

魏凯成指出,本身在新加坡曾是从事宾客出席管理系统相关服务,前公司所服务的对象都是国际大型企业,往往都派出整个团队出国支援一场活动。

“前公司的服务对象是大型国际企业,当初在开发此手机应用程式时,我们就想让更多人也有机会使用类似服务。目前我们的顾客比例是婚庆和公司企业各占一半。”

热衷新科技 长者接受度高

一般人可能会觉得宾客出席管理手机应用程式对长辈带来不便,其实,许多长辈却乐在其中。

陈嘉茹指出,在处理较年长宾客时,很常会担心长辈不会使用该程式而带来困扰,然而,当他们真正接触后,才发现长辈们都非常享受使用科技。

“我们一开始时也曾担心长辈不太愿意接受,或者会觉得麻烦,在我们接触的案例中,年长者反而接受度非常高,也乐于学习。”她分享,就曾有一位顾客的父亲,很开心的向宾客示范如何扫描QR码入席,对新科技非常热衷。

“也有一名年龄较长的宾客,当他出席时,我们担心他不擅长运用科技,想要协助他完成签到的程序。但是,该名长辈却是要求我们教他怎么使用该系统,坚持自己完成签到。”

为解决长辈不善使用科技产品的问题,该公司在系统中研发搜寻功能,只要接待的负责人在手机应用程式上输入出席者的名字和相关讯息,如桌位号码、桌位位子都能马上显示出来。

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